Im neuen Outlook findet man die die freigegebenen Postfacher (Shared Mailboxes) im Ordner mit mir geteilt oder bei englischen Spracheinstellungen unter Shared with me.
Zusätzlich tritt der nervige Outlook-Protokoll-Fehler nicht mehr auf.
Wahrscheinlich dreht Microsoft auch an den Auth-Protokollen im Hintergrund und hat dabei die aktuelle Version seines Outlook 365 vergessen 
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Bei einem Kunden sollte der Mail-Verteiler service@domain.de in ein geteiltes Postfach umgestellt werden. Wie inzwischen alle Kunden, war auch dieser in M365 unterwegs. Eigentlich keine große Sache, aber nach der Einrichtung funktionierte das Versenden von Mails aus dem Postfach nicht.
Ein NDR mit der folgenden Meldung wurde dem Absender zugestellt.
Ich hatte die Sache getestet, aber nur mit OWA und da hatte es funktioniert, also musste das Problem mit dem auf dem PC installierten Outlook zusammenhängen. Aus Sicht von Outlook hatte sich die Mailadresse service@domain.de nicht geändert, aber in M365 wurde sie gelöscht und über ein freigegebenes Postfach wieder zur Verfügung gestellt. Meine Idee war, dass möglicherweise die Offline-Adressbücher auf den PCs nicht aktuell waren.
Nachdem alle Offline-Adressbücher auf dem PCs gelöscht waren, funktionierten auch die geteilten Postfächer ohne Probleme. Zum Löschen muss Outlook beendet werden, beim Neustart werden die Adressbücher dann automatisch neu geladen.
:: Löschen der Offline-Adressbücher lokal auf dem PC
rd "%userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Offline Address Books" /s /q
Das geht natürlich bei geschlossenem Outlook auch remote.
Beide oben gezeigten Wege zeigen die Holzhammer-Methode, lassen sich dafür aber umso besser automatisieren.
Ein Paar Informationen rund um die Verwendung von geteilten Postfächern liefert Microsoft in diesem Artikel.
Ein weiterer Artikel, falls die Mails in den verteilten Postfächern nicht im Ordner gesendete Elemente landen ist auf WindowsPro zu finden.
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Persönlich bin ich ein großer Freund der geteilten (freigegebenen) Postfächern wie man sie in Microsoft 365 anlegen kann. Wird aus einem geteilten Postfach heraus gesendet, landen die Mails aber im eigenen Ordner für “Sent Items” / gesendete Elemente, dass erschwert den Kollegen eine Übersicht, der über dieses Postfach erfolgten Kommunikation.
Darum wäre es sinnvoll, dass gesendete Mails in geteilten Postfächern auch dort in den Ordner für gesendete Elemente vorhanden sind.
Diesem Wunsch kann relativ einfach nachgekommen werden. Dazu sind die folgenden Schritte im Microsoft 365 Admin Center notwendig.
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Wird Outlook (der installierte Client auf dem PC, nicht OWA) mit mehreren Postfächern konfiguriert, dann kann es vorkommen das gesendete Mails im falschen Sent Items Ordner (Gesendete Elemente) erscheinen.
Damit das nicht passiert, muss sichergestellt werden das die Standard-Outlook-Mail-Adresse und die Standard-Outlook-Dateidatei zum gleichen Konto gehören.
Als Standard-Outlook-Datendatei wird hier fälschlicher Weise die vom zweiten (untern) Konto verwendet.
Korrigiert kann das Problem mit einem Klick auf Set as Default korrigiert werden.
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Inzwischen verwende ich überwiegend Outlook Web Access (OWA), da damit über den Webbrowser und entsprechend konfigurierten Profilen, mehrere Postfächer parallel verwendet werden können.
Dabei bin ich über die Frage gestolpert, wie ich denn eine andere Sende-Adresse verwenden kann, als die primäre des Postfachs. Das kommt zum Beispiel in den folgenden Konstellationen vor:
Damit das in OWA funktioniert, sind die folgenden Schritte notwendig.
In der neu zu verfassenden Mail oder in der Mail auf die geantwortet werden soll, muss in der unteren Menüleiste (ganz rechts neben Senden) auf die … (drei Punkte) geklickt und die Option Absender anzeigen aktiviert werden.
Damit erscheint oberhalb des Felds für den Empfänger (An) auch das Feld des Absenders (Von) das wiederum die weiteren Mail-Adressen anzeigt oder die Eingabe von alternativen Adressen erlaubt.
Soll eine Adresse zum ersten mal verwendet werden, dann muss diese einmalig in das Absender-Feld eingetragen werden. Im Anschluss wird diese zur Auswahl angeboten.
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Outlook verwendet für die Standard-Ordner die Sprache, in der es installiert wurde. Wird also eine Office365 Mailbox auf einem englischem Outlook zum ersten Mal initialisiert, dann erscheinen die Ordner mit englischen Namen.
Wird die Mailbox nun mit einem in deutscher Sprache installierten Outlook betrieben, können diese Namen entsprechend zurückgesetzt werden.
:: Zurücksetzen der Anzeigesprache für Outlook Standard-Ordner outlook.exe /resetfoldernames
In welchem Ordner sich die Outlook.exe befindet, lässt sich recht einfach mit einem Aufruf in der Eingabeaufforderung herausfinden. In diesen muss dann vor der Ausführung des obigen Befehls gewechselt werden.
:: Wechsel in das Outlook-Verzeichnis cd /d "c:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16"
Nun werden die Ordner in der passenden Anzeigesprache dargestellt.
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Ich selbst halte Clutter für ein nützliches und manchmal auch interessantes Feature von Office365 bzw. Outlook. Allerdings treffe ich immer wieder auf Nutzer welche sich mit Clutter nicht anfreunden wollen und daher eine globale Deaktivierung (für alle Mailboxen) in Office365 wünschen.
Der Ablauf, also die Deaktivierung (und natürlich auch wieder eine Aktivierung) lässt sich mit ein paar Zeilen PowerShell realisieren.
Sicherstellen, dass PowerShell signierte Scripte ausführen kann …
Set-ExecutionPolicy RemoteSigned
Nun stellen wir die Verbindung zu Exchange her …
$UserCredential = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session
Mit dem folgenden Aufruf wird Clutter deaktiviert …
Get-Mailbox | Set-Clutter -Enable $false
So, kein großes Ding … und wenn man dann Clutter vermisst … nach dem folgenden Aufruf läuft er wieder.
.. oder wieder aktiviert …
Get-Mailbox | Set-Clutter -Enable $true
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Wird Outlook 2013 zum Abruf von Mails aus Outlook.com oder Outlook.de verwendet, kann es zu Problemen bei der Verknüpfung des Accounts kommen. Diese Mail haben wohl einige von uns erhalten …
… und auch versucht die im folgenden KB-Artikel empfohlene Vorgehensweise zum Verknüpfen von Outlook.com und Outlook 2013 versucht nach zu vollziehen.
Das hat bei mir leider nicht funktioniert, Outlook 2013 war nicht in der Lage heraus zu finden wie das Konto von Outlook.com konfiguriert werden sollte.
Die Lösung war die “Manuelle” Konfiguration in Outlook 2013 unter Auswahl der 2ten Option (Outlook.com or Exchange ActiveSync compatible service / Outlook.com oder Exchange ActiveSync kompatibler Service). Hier muss dann aber ein Mail-Server mit angegeben werden. Hier hat in meinem Fall immer die folgende Adresse funktioniert.
s.outlook.com
Alternativ kann auch der folgende Alias probiert werden.
m.hotmail.com
Damit war Outlook 2013 problemlos in der Lage das Outlook.de Konto zu konfigurieren.
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Nachdem ich mir auf meinem Notebook das Outlook-Profil neu angelegt hatte wurde ich bei jedem Start von Outlook aufgefordert das entsprechende Profil aus zu wählen.
Die Option, dieses Profil als Default zu verwenden wollte leider nicht funktionieren.
Nach ein wenig Recherche habe ich in den Email-Einstellungen folgende Option gefunden, welche Outlook in das alte bekannte Verhalten zurückgesetzt hat.
Die Aktivierung der Option Always use this profile bringt Outlook wieder in das bekannte Verhalten zurück.
Hier noch der Pfad zu den Einstellungen:
Command Prompt / Control / nach Mail suchen / Mail (Microsoft Outlook 2016((32-bit) / Profiles / Show Profiles / Always use this profile
Microsoft selbst bietet dazu ebenfalls einen Support-Artikel an, welcher die Lösung ebenfalls beschreibt.
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Nachdem ich am einem 4K Notebook eine Reihe von Einstellungen in Verbindung mit unterschiedlichen Skalierungen ausprobiert hatte, wollte mein Outlook nicht mehr starten. Eigentlich wurde es mit dem Laden nicht fertig. Nach gut 10min des wartens habe ich mich entschlossen den SafeMode aus zu probieren, mit Erfolg. Der folgende Aufruf startet die 32Bit Version im SafeMode:
"%ProgramFiles(x86)%\Microsoft Office\root\Office16\OUTLOOK.EXE" /safe
Analog der Befehl für die 64Bit Version:
"%ProgramFiles%\Microsoft Office\root\Office16\OUTLOOK.EXE" /safe
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