Archiv der Kategorie: Outlook

M365 | Aufbewahrung von Mails in freigegebenen Postfächern

Veröffentlicht am von
Antwort

In M365 können freigegebene Postfächer gelöschte Mails eine Zeitlang im Ordner „Gelöschte Objekte” aufbewahren. Die Aufbewahrungsdauer generell sowie die maximale Zeitspanne von 30 Tagen sind über PowerShell konfigurierbar.

# Aufbewahrung von gelöschten Mails in einem freigegebenen Postfach "Service"
Set-Mailbox -Identity "Service" -RetainDeletedItemsFor 30.00:00:00

# Abfrage des Aufbewahrungszeitraums für das Postfach "Service"
Get-Mailbox -Identity "Service" | Select RetainDeletedItemsFor

image

Die Konfiguration erfolgt Über das Exchange-Online PowerShell-Modul, dass natürlich eine Anmeldung benötigt.

Hier noch die Befehle wie das Exchange-Online PowerShell-Modul installiert wird und wie die Anmeldung erfolgt (die Installation als Admin in der PowerShell durchführen):

# Ausführungsrichtlinie setzen
Set-ExecutionPolicy RemoteSigned -Force

# PowerShellGet aktualisieren (falls nötig)
Install-ModuleInstall-Module PowerShellGet -Force -AllowClobber

# Exchange Online Management Modul installieren
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement

Und hier die Anmeldung an M365 / Exchange Online:

# Verbindung zu Exchange Online herstellen
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin

Enjoy it, b!

M365 | Outlook und ein ehemals freigegebenes Postfach

Veröffentlicht am von
Antwort

Innerhalb von M365 besteht die Möglichkeit ein freigegebenen Postfach in ein Benutzerpostfach und umgekehrt zu konvertieren.

Infos zu freigegeben Postfächern gibt es direkt bei Microsoft und auch der Prozess der Konvertierung ist dort sehr gut beschrieben.

Als Erinnerung oder Überbleibsel bleibt dabei der Name des ehemals freigegebenen Postfachs stehen und kann über Outlook (Classic) selbst auch nicht entfernt werden. Ein einfaches “schließen des Ordners” wird mit einem Fehler quittiert.

Sehr elegant kann das nun nicht mehr vorhandene Postfach über eine Deaktivierung des Auto-Mappings mit PowerShell entfernt werden. Sinnvoll aber nicht notwendig ist es, davor Outlook zu schließen.

# Remove Auto-Mapping via PowerShell (Admin Required)
Remove-MailboxPermission -Identity "ConvertedMailbox@domain.com" -User "AffectedUser@domain.com" -AccessRights FullAccess -InheritanceType All

Nach dem Start ist der alte Ordner verschwunden und Outlook sieht aus, wie es soll. Sinnvoll macht das der M365 Admin von einem System aus, auf dem die Exchange PowerShell-Module vorhanden sind.

https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchangepowershell/?view=exchange-ps

Enjoy it, b!

Freigegebene Postfächer im “neuen Outlook”

Veröffentlicht am von
Antwort

Im neuen Outlook findet man die die freigegebenen Postfacher (Shared Mailboxes) im Ordner mit mir geteilt oder bei englischen Spracheinstellungen unter Shared with me.

image

Zusätzlich tritt der nervige Outlook-Protokoll-Fehler nicht mehr auf.

outlook-error

Wahrscheinlich dreht Microsoft auch an den Auth-Protokollen im Hintergrund und hat dabei die aktuelle Version seines Outlook 365 vergessen Smile

Enjoy it, b!

M365 | Outlook kann nicht aus einem geteiltem Postfach senden

Veröffentlicht am von
Antwort

Bei einem Kunden sollte der Mail-Verteiler service@domain.de in ein geteiltes Postfach umgestellt werden. Wie inzwischen alle Kunden, war auch dieser in M365 unterwegs. Eigentlich keine große Sache, aber nach der Einrichtung funktionierte das Versenden von Mails aus dem Postfach nicht.

Der Fehler lautet [0x80070005-0x000004dc-0x00000524]

Ein NDR mit der folgenden Meldung wurde dem Absender zugestellt.

image

Ich hatte die Sache getestet, aber nur mit OWA und da hatte es funktioniert, also musste das Problem mit dem auf dem PC installierten Outlook zusammenhängen. Aus Sicht von Outlook hatte sich die Mailadresse service@domain.de nicht geändert, aber in M365 wurde sie gelöscht und über ein freigegebenes Postfach wieder zur Verfügung gestellt. Meine Idee war, dass möglicherweise die Offline-Adressbücher auf den PCs nicht aktuell waren.

Nachdem alle Offline-Adressbücher auf dem PCs gelöscht waren, funktionierten auch die geteilten Postfächer ohne Probleme. Zum Löschen muss Outlook beendet werden, beim Neustart werden die Adressbücher dann automatisch neu geladen.

:: Löschen der Offline-Adressbücher lokal auf dem PC
rd "%userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Offline Address Books" /s /q

Das geht natürlich bei geschlossenem Outlook auch remote.

image

Beide oben gezeigten Wege zeigen die Holzhammer-Methode, lassen sich dafür aber umso besser automatisieren.

Ein Paar Informationen rund um die Verwendung von geteilten Postfächern liefert Microsoft in diesem Artikel.

Ein weiterer Artikel, falls die Mails in den verteilten Postfächern nicht im Ordner gesendete Elemente landen ist auf WindowsPro zu finden.

Enjoy it, b!

M365 | Gesendete Mails in freigegebenen Postfächern

Veröffentlicht am von
2

Persönlich bin ich ein großer Freund der geteilten (freigegebenen) Postfächern wie man sie in Microsoft 365 anlegen kann. Wird aus einem geteilten Postfach heraus gesendet, landen die Mails aber im eigenen Ordner für “Sent Items” / gesendete Elemente, dass erschwert den Kollegen eine Übersicht, der über dieses Postfach erfolgten Kommunikation.

Darum wäre es sinnvoll, dass gesendete Mails in geteilten Postfächern auch dort in den Ordner für gesendete Elemente vorhanden sind.

Diesem Wunsch kann relativ einfach nachgekommen werden. Dazu sind die folgenden Schritte im Microsoft 365 Admin Center notwendig.

  1. Anmelden als M365 Administrator unter https://portal.office.com
  2. Öffnen des Bereichs Admin
  3. Unter Teams und Gruppen / Freigegebene Postfächer auf das entsprechende freigegebene Postfach klicken


    image

  4. Dort unter Gesendete Elemente / Bearbeiten auswählen und entsprechend die Optionen Als dieses Postfach gesendete Elemente kopieren und / oder Im Auftrag dieses Postfach gesendete Elemente kopieren und Speichern


    image

Enjoy it, b!

Outlook speichert gesendete Mails im falschen Ordner

Veröffentlicht am von
Antwort

Wird Outlook (der installierte Client auf dem PC, nicht OWA) mit mehreren Postfächern konfiguriert, dann kann es vorkommen das gesendete Mails im falschen Sent Items Ordner (Gesendete Elemente) erscheinen.

Damit das nicht passiert, muss sichergestellt werden das die Standard-Outlook-Mail-Adresse und die Standard-Outlook-Dateidatei zum gleichen Konto gehören.

image

Als Standard-Outlook-Datendatei wird hier fälschlicher Weise die vom zweiten (untern) Konto verwendet.

image

Korrigiert kann das Problem mit einem Klick auf Set as Default korrigiert werden.

image

Enjoy it, b!

Outlook Web Access (Senden von / als …)

Veröffentlicht am von
Antwort

Inzwischen verwende ich überwiegend Outlook Web Access (OWA), da damit über den Webbrowser und entsprechend konfigurierten Profilen, mehrere Postfächer parallel verwendet werden können.

Dabei bin ich über die Frage gestolpert, wie ich denn eine andere Sende-Adresse verwenden kann, als die primäre des Postfachs. Das kommt zum Beispiel in den folgenden Konstellationen vor:

  • Der Benutzer in Microsoft 365 (ehem. Office 365) hat das Recht über ein Freigegebenes Postfach zu senden
  • Man ist Mitglied einer Verteilergruppe und will in deren Namen (die entsprechenden Berechtigungen vorausgesetzt) senden. Zum Beispiel als support@deine-organisation.tld
  • …

Damit das in OWA funktioniert, sind die folgenden Schritte notwendig.

In der neu zu verfassenden Mail oder in der Mail auf die geantwortet werden soll, muss in der unteren Menüleiste (ganz rechts neben Senden) auf die … (drei Punkte) geklickt und die Option Absender anzeigen aktiviert werden.

image

Damit erscheint oberhalb des Felds für den Empfänger (An) auch das Feld des Absenders (Von) das wiederum die weiteren Mail-Adressen anzeigt oder die Eingabe von alternativen Adressen erlaubt.

image

Soll eine Adresse zum ersten mal verwendet werden, dann muss diese einmalig in das Absender-Feld eingetragen werden. Im Anschluss wird diese zur Auswahl angeboten.

Enjoy it, b!

Ändern der Standard-Ordner in Outlook Teil 1

Veröffentlicht am von
Antwort

Outlook verwendet für die Standard-Ordner die Sprache, in der es installiert wurde. Wird also eine Office365 Mailbox auf einem englischem Outlook zum ersten Mal initialisiert, dann erscheinen die Ordner mit englischen Namen.

image

Wird die Mailbox nun mit einem in deutscher Sprache installierten Outlook betrieben, können diese Namen entsprechend zurückgesetzt werden.

:: Zurücksetzen der Anzeigesprache für Outlook Standard-Ordner
outlook.exe /resetfoldernames

In welchem Ordner sich die Outlook.exe befindet, lässt sich recht einfach mit einem Aufruf in der Eingabeaufforderung herausfinden. In diesen muss dann vor der Ausführung des obigen Befehls gewechselt werden.

image

:: Wechsel in das Outlook-Verzeichnis
cd /d "c:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16"

Nun werden die Ordner in der passenden Anzeigesprache dargestellt.

Enjoy it, b!

Deakivieren von Clutter in Office365

Veröffentlicht am von
Antwort

Ich selbst halte Clutter für ein nützliches und manchmal auch interessantes Feature von Office365 bzw. Outlook. Allerdings treffe ich immer wieder auf Nutzer welche sich mit Clutter nicht anfreunden wollen und daher eine globale Deaktivierung (für alle Mailboxen) in Office365 wünschen.

Der Ablauf, also die Deaktivierung (und natürlich auch wieder eine Aktivierung) lässt sich mit ein paar Zeilen PowerShell realisieren.

Sicherstellen, dass PowerShell signierte Scripte ausführen kann …

Set-ExecutionPolicy RemoteSigned

Nun stellen wir die Verbindung zu Exchange her …

$UserCredential = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session

Mit dem folgenden Aufruf wird Clutter deaktiviert …

Get-Mailbox | Set-Clutter -Enable $false

So, kein großes Ding … und wenn man dann Clutter vermisst … nach dem folgenden Aufruf läuft er wieder.

.. oder wieder aktiviert …

Get-Mailbox | Set-Clutter -Enable $true

Enjoy it, b!

Verknüpfung von Outlook.com mit Outlook 2013

Veröffentlicht am von
Antwort

Wird Outlook 2013 zum Abruf von Mails aus Outlook.com oder Outlook.de verwendet, kann es zu Problemen bei der Verknüpfung des Accounts kommen. Diese Mail haben wohl einige von uns erhalten …

image

… und auch versucht die im folgenden KB-Artikel empfohlene Vorgehensweise zum Verknüpfen von Outlook.com und Outlook 2013 versucht nach zu vollziehen.

Das hat bei mir leider nicht funktioniert, Outlook 2013 war nicht in der Lage heraus zu finden wie das Konto von Outlook.com konfiguriert werden sollte.

Die Lösung war die “Manuelle” Konfiguration in Outlook 2013 unter Auswahl der 2ten Option (Outlook.com or Exchange ActiveSync compatible service / Outlook.com oder Exchange ActiveSync kompatibler Service). Hier muss dann aber ein Mail-Server mit angegeben werden. Hier hat in meinem Fall immer die folgende Adresse funktioniert.

s.outlook.com

Alternativ kann auch der folgende Alias probiert werden.

m.hotmail.com

Damit war Outlook 2013 problemlos in der Lage das Outlook.de Konto zu konfigurieren.

Enjoy it, b!